Yasal

Telefon ve Yapay Zekâ Görüşmeleri Gizlilik Politikası

Sürüm: v5

version: 5 effective_date: 2026-07-30 replaces: v4 amendment_clause: continued-use-v1

Telefon ve Yapay Zekâ Görüşmeleri Gizlilik Politikası — v5

1. Belgenin Niteliği ve Tarafların Rolleri

Bu belge, DoWaba Voice hizmetinin teknik gizlilik seçeneklerini ve hizmeti kullanan işletmenin yükümlülüklerini açıklar. Bu belgeyi panelde kabul eden işletme kullanıcısının kabulü, aranan veya arayan gerçek kişinin açık rızası yerine geçmez.

Çağrının amacını, hukuki sebebini, saklama politikasını ve aranacak kişileri belirleyen işletme kural olarak veri sorumlusudur. DoWaba, işletmenin belgelenmiş talimatları kapsamında hizmet sunduğu ölçüde veri işleyen olarak hareket eder. Bayi, müşterisinin yazılı talimatını uyguladığında yetkili yönetici/veri işleyen; çağrının amaç ve vasıtalarını kendisi belirlediğinde ise kendi faaliyeti bakımından veri sorumlusu olabilir. Sıfatlar sözleşmedeki addan değil, fiilî veri işleme faaliyetinden doğar.

2. Kapatılamayan Katmanlı Aydınlatma

Her Voice çağrısında, görüşme içeriği kalıcı olarak kaydedilmeden önce işletmenin adı, karşı tarafın yapay zekâ asistanıyla görüştüğü ve seçili saklama modu kısa bir ilk katmanla bildirilir. Bu katman önceden kaydedilmiş bir anons veya tuşlama menüsü olarak değil, görüşmeyi yürüten yapay zekâ sesiyle doğal biçimde okunur; metnin hukuki çekirdeği sabittir, atlanamaz ve model tarafından serbestçe değiştirilemez. İşletme adı, yapay zekâ niteliği ve kayıt/transkript durumu kapatılamaz.

Ayrıntılı aydınlatma; veri sorumlusunun kimliği ve iletişim bilgileri, işlenen veri kategorileri, amaç, hukuki sebep, alıcı grupları, yurt dışı aktarım durumu, saklama süresi ve KVKK m.11 kapsamındaki haklara başvuru yöntemini içerir. Ayrıntılı metin işletmenin faaliyet ve kullandığı gerçek sağlayıcılara göre düzenlenir; başka bir işletmenin metni aynen kullanılamaz.

2.1 Anons Profilleri: Kademeli Aydınlatmanın İki Biçimi

İlk katmanın kapsamı, veri sorumlusunun panelden seçtiği anons profiline göre değişir. Kısa profil platform varsayılanıdır; ayrıntılı (tam metin) biçimi tercih eden veri sorumlusu panelden standart profile geçebilir. Kademeli aydınlatma yapısı her iki profilde de korunur: kısalan yalnız ilk katmandır, ayrıntılı katmanın unsurları kısalmaz.

Her iki profilde de ilk katmanın asgari unsurları aynıdır ve kapatılamaz: veri sorumlusu işletmenin adı, karşı tarafın bir yapay zekâ asistanıyla görüştüğü ve görüşmenin seçili moda uygun kayıt/transkript durumu. Kısaltma bu üç unsuru hiçbir zaman kapsamaz.

Kısa profilde; açık rıza dışındaki hukuki sebeplerde sesin yurt dışında anlık işlendiği bilgisi, saklama süresi, kullanılan teknik hizmet sağlayıcısının adı ve hukuki sebep etiketi ilk katmandan çıkarılır. Bu unsurlar ortadan kalkmaz; talep üzerine aynı çağrı içinde okunan ayrıntılı katmana taşınır. Karşı taraf “gizlilik”, “KVKK”, “ayrıntı” veya eşdeğer bir ifade kullandığında ayrıntılı katman; veri sorumlusunun kimliğini, hukuki sebebi, ses verisinin canlı yanıt üretimi için yurt dışında anlık işlendiğini, saklama süresini, kullanılan teknik hizmet sağlayıcısını ve alıcı grupları ile KVKK m.9 aktarım mekanizması ve m.11 haklarına başvuru yolunu bildirir. Ayrıntılı katmanın unsurları profile göre değişmez.

Talep üzerine okunan ayrıntı katmanı tüm hatlarda açıktır ve kapatılamaz. Açık rıza dışındaki hukuki sebeplerde kısa ilk katman, ayrıntıyı isteme yolunu ayrıca söylemez; buna karşılık ayrıntı katmanının kendisi her çağrıda teknik olarak açıktır: karşı taraf “gizlilik”, “KVKK” veya eşdeğer bir ifade kullandığında ayrıntılı katman aynı çağrı içinde okunur. Bu davranış anons profili seçimiyle, site ayarıyla veya işletmenin kendi asistan talimatlarıyla kapatılamaz. Ayrıca tam aydınlatma, veri sorumlusunun kendi yazılı aydınlatma metninde — web sitesi ve başvuru kanalları dâhil — erişilebilir kılınır. Kademeli aydınlatmanın 10.03.2018 tarihli Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamındaki dayanağı bu iki güvencenin birlikte bulunmasına dayanır.

Açık rızaya dayanan hatlarda ilk katman daraltılmaz. Hukuki sebep açık rıza olduğunda; sesin yurt dışında anlık işlendiği bilgisi, ayrıntıyı isteme yolu ve § 4'te tarif edilen sözlü evet/hayır sorusu kısa profilde de ilk katmanda kalır; çünkü KVKK m.9 kapsamındaki rızanın bilgilendirilmiş sayılabilmesi için aktarımın rıza alınmadan önce bildirilmiş olması gerekir.

Dışa aramalarda açılış sırası. Dışa aramalarda, açık rıza dışındaki hukuki sebeplerde, işletmenin açılış mesajı ile ilk katman anonsu aynı açılış turunda — önce mesaj, hemen ardından anons — birlikte okunabilir; açık rızaya dayanan hatlarda anons ve rıza sorusu her durumda işletme mesajından önce gelir.

Sorumluluk ve denetim kaydı. Kısa ilk katman anonsunun kullanılması veri sorumlusunun tercihi ve sorumluluğundadır; veri sorumlusu dilediği zaman panelden ayrıntılı (tam metin) anons biçimine geçebilir. İlk katmanın kendi somut faaliyeti, çağrı türü ve muhatap grubu bakımından yeterli olup olmadığını veri sorumlusu değerlendirir. KVKK m.10 aydınlatma yükümlülüğünün tam ve usulüne uygun ifası — kendi web sitesi ve başvuru kanallarında tam aydınlatma metnini erişilebilir kılmak dâhil — münhasıran veri sorumlusuna aittir. Veri sorumlusu, platformda beyan ettiği işletme adı, gizlilik modu, hukuki sebep ve saklama süresi bilgilerinin doğruluğundan sorumludur; anons metni bu beyanlardan üretilir. DoWaba, 6698 sayılı Kanun kapsamında veri işleyen sıfatıyla teknik altyapıyı belgelenmiş talimat üzerine sağlar; ilk katmanın yeterliliğini işletme adına beyan etmez ve değerlendirmez. Her çağrıda aydınlatma sürümü ile fiilen uygulanan anons profili denetim kaydına yazılır. Bayi, § 8'deki kurallar uyarınca müşteri sitesinin anons profilini değiştiremez.

2.2 Mesajlaşma Kanallarında Kademeli Aydınlatma

Aynı kademeli yapı, WhatsApp, Instagram, Telegram ve Messenger kanallarındaki yazışmalarda yazılı biçimde uygulanır. Bu kanallarda kısa ilk katman, karşı tarafa gönderilen ilk yapay zekâ cevabının başına eklenir ve aynı kişiye tekrar dönemi boyunca yeniden gönderilmez. Herkese açık yorum cevaplarında aydınlatma metni yorumun altına basılmaz; kişi özel mesaja geçtiğinde ilk katman orada gösterilir. Sesli hatlarda § 2.1'deki anons düzeni uygulanır. Web widget'ında ilk katman mesaj olarak gönderilmez; işletmenin adı, karşı tarafın bir yapay zekâ dijital asistanıyla yazıştığı ve yazışmanın kayıt altına alındığı bilgisi widget arayüzünde sürekli görünür. Ayrıntı katmanı widget'ta da açıktır: ziyaretçi “gizlilik”, “KVKK” veya eşdeğer bir ifade yazdığında ayrıntılı metin aynı sohbet içinde iletilir. Açık rıza modu açıldığında widget, yazışma başlamadan önce; yazışmanın kayıt altına alındığını, verilerin yanıtın üretilmesi için yurt dışında işlendiğini, bu işleme ve aktarıma açık rıza verildiğini, vazgeçme yolunu ve ayrıntıyı isteme yolunu birlikte bildiren bir onay kutusu gösterir; kutu işaretlenmeden yazışma başlamaz ve onay anında fiilen gösterilen metin, sürümü ve özet değeri (SHA-256) ile denetim kaydına yazılır.

Yazılı ilk katmanın asgari unsurları şunlardır: veri sorumlusu işletmenin adı, karşı tarafın bir yapay zekâ asistanıyla yazıştığı ve yazışmanın kayıt altına alındığı bilgisi. Kısaltma bu üç unsuru hiçbir zaman kapsamaz. Türkçe kanallarda, açık rıza dışındaki bir hukuki sebeple gönderilen metnin çekirdeği şudur: “Merhaba! Ben … yapay zekâ dijital asistanıyım. Yazışmamız KVKK kapsamında kayıt altına alınmaktadır.”

Kısa ilk katmanda yer almayan unsurlar ortadan kalkmaz; talep üzerine aynı kanalda yazılı olarak verilen ayrıntılı katmana taşınır. Karşı taraf “gizlilik”, “KVKK”, “ayrıntı” veya eşdeğer bir ifade yazdığında ayrıntılı katman aynı yazışma içinde iletilir ve mesaj içeriğinin yurt dışındaki sunucularda işlendiğini ve saklandığını, site için geçerli saklama süresini, insan operatöre geçme ve veri silme talebini iletme komutlarını, KVKK m.11 kapsamındaki hakları ve başvuru yolunu bildirir. Ayrıntılı katmanın unsurları kanala göre değişmez.

Talep üzerine verilen ayrıntı katmanı tüm kanallarda teknik olarak açıktır ve kapatılamaz. Kısa ilk katman, ayrıntıyı isteme yolunu ayrıca duyurmaz; buna karşılık ayrıntı katmanının kendisi her kanalda açıktır ve site ayarıyla ya da işletmenin kendi asistan talimatlarıyla kapatılamaz. Ayrıca tam aydınlatma, veri sorumlusunun kendi yazılı aydınlatma metninde — web sitesi ve başvuru kanalları dâhil — erişilebilir kılınır. Kademeli aydınlatmanın § 2.1'de anılan 10.03.2018 tarihli Tebliğ kapsamındaki dayanağı, mesajlaşma kanallarında da bu iki güvencenin birlikte bulunmasına dayanır.

Açık rıza modunda ilk katman daraltılmaz. Yurt dışı aktarım açık rızaya dayandırıldığında kısa ilk katman; mesaj içeriğinin yurt dışındaki sunucularda işlendiği bilgisini, hizmeti kullanmaya devam etmenin bu işleme ve aktarıma açık rıza sayıldığı beyanını ve vazgeçme yolunu (“Verilerimi sil” yazılması) içerir; çünkü KVKK m.9 kapsamındaki rızanın bilgilendirilmiş sayılabilmesi için aktarımın rıza alınmadan önce bildirilmiş olması gerekir. Açık rıza modu site bazlı bir tercihtir ve varsayılan olarak kapalıdır; hukuki sebep ile açık rıza ayrımı § 4'te düzenlenir.

Sorumluluk ve denetim kaydı. Kademeli yapı, veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünün ifa biçimidir; ilk katmanın kendi somut faaliyeti, kanalı ve muhatap grubu bakımından yeterli olup olmadığını veri sorumlusu değerlendirir. KVKK m.10 aydınlatma yükümlülüğünün tam ve usulüne uygun ifası — kendi web sitesi ve başvuru kanallarında tam aydınlatma metnini erişilebilir kılmak dâhil — münhasıran veri sorumlusuna aittir. Veri sorumlusu, platformda beyan ettiği işletme adı ve saklama süresi bilgilerinin doğruluğundan sorumludur; ilk katman metni bu beyanlardan üretilir. İlk katmanın site ve kanal hesabı düzeyindeki yönetimi panelden veri sorumlusuna açıktır; bu tercihin m.10 bakımından sonuçları veri sorumlusuna aittir. Açık rıza modunda kullanılan devam beyanının kendi faaliyeti bakımından KVKK m.9 anlamında geçerli bir açık rıza oluşturup oluşturmadığını da veri sorumlusu değerlendirir; § 4'te sesli görüşmeler için öngörülen sözlü evet/hayır kuralı bu modla değişmez. DoWaba, 6698 sayılı Kanun kapsamında veri işleyen sıfatıyla teknik altyapıyı belgelenmiş talimat üzerine sağlar; ilk katmanın yeterliliğini işletme adına beyan etmez ve değerlendirmez. Her gönderimde aydınlatma sürümü ve fiilen uygulanan metin varyantı denetim kaydına yazılır (kvkk_disclosures kaydındaki notice_version alanı ve kvkk.disclosure.sent denetim olayı).

3. Gizlilik Modları

Mod Ses dosyası Kalıcı transkript/özet Zorunlu başlangıç
Ses ve transkript (recorded) Evet, aydınlatmadan ve gerekiyorsa rızadan sonra Evet İşletme + yapay zekâ + kayıt/transkript bilgisi
Yalnız transkript (transcript_only) Kalıcı olarak: Hayır (geçici teknik kayıt, yazılı metin üretildikten sonra imha edilir) Evet, aydınlatmadan ve gerekiyorsa rızadan sonra İşletme + yapay zekâ + transkript bilgisi
İçerik saklanmaz (no_retention) Kalıcı olarak: Hayır (geçici teknik kayıt çağrı sonunda imha edilir) Hayır İşletme + yapay zekâ + anlık işleme bilgisi

Tablodaki “Ses dosyası” sütunu kalıcılığı gösterir; kayıt cihazının çalıştığı anı değil. Çağrı sesi, teknik altyapı gereği her modda çağrı süresince geçici olarak kayda alınır; kalıcılaştırma kararı çağrı sonunda ve seçili moda göre verilir. recorded modunda kalıcılaştırma yalnız aydınlatmadan ve gerekiyorsa olumlu rızadan sonra yapılır; rıza verilmezse veya kayda itiraz edilirse geçici teknik kayıt, içeriği okunmadan imha edilir. transcript_only modunda geçici kayıt yalnız yazılı metnin üretilmesinde kullanılır ve bu işlem tamamlanınca imha edilir; ses dosyası kalıcılaştırılmaz. no_retention modunda geçici teknik kayıt, içeriği okunmadan çağrı sonunda imha edilir.

no_retention modunda ses, yanıt üretmek için çağrı sırasında geçici olarak işlenebilir. Telefon numarası, çağrı yönü, başlangıç/bitiş zamanı, süre, teknik durum ve aydınlatma/tercih denetim kayıtları; güvenlik, faturalama, hizmet ispatı ve hukuki yükümlülüklerle sınırlı olarak içerikten ayrı tutulabilir. Arayan kişinin özellikle istediği randevu, sipariş, destek kaydı veya geri arama talebi de ilgili hizmet işlemi olarak ayrıca kaydedilebilir; bunlar konuşmanın ses kaydı/transkripti değildir. Bu nedenle “içerik saklanmaz” ifadesi, hiçbir teknik meta verinin veya kullanıcının talep ettiği işletme işleminin işlenmediği anlamına gelmez.

4. Hukuki Sebep ve Açık Rıza Ayrımı

İşletme, kendi somut faaliyeti için geçerli hukuki sebebi panelde seçer ve bu seçimin doğruluğunu beyan eder. DoWaba bu seçimi işletme adına hukuken belirlemez. Seçenekler; sözleşmenin kurulması/ifası, bir hakkın tesisi-kullanılması-korunması, ölçülü meşru menfaat, gerçek bir kanuni yükümlülük veya açık rıza olabilir.

5. Kayıt İtirazı ve Tercih Değişikliği

Çağrı tarafı “kayıt istemiyorum” veya eşdeğer bir ifade kullandığında sistem kalıcı ses kaydı üretimini durdurur, bu çağrı için henüz kalıcılaştırılmamış içerik tamponlarını temizler ve görüşmeyi güvenli biçimde no_retention moduna geçirir. İşletme insan aktarımı yapılandırmışsa aktarım önerilebilir; yapılandırılmamış bir insan temsilci vaat edilmez. Teknik olarak güvenli devam mümkün değilse çağrı sonlandırılır.

Otomatik sözlü itiraz algılama ve no_retention geçişi yalnız yapay zekâ asistanı çağrıyı aktif olarak yönetirken geçerlidir. Seçili gizlilik modu kalıcı ses kaydına izin vermiyorsa (transcript_only/no_retention) DoWaba, insan temsilci, çeviri (translate) veya uygulama (app) aktarım bacağında ses ya da transkript saklamaz; "ses ve transkript" (recorded) modunda ise aktarım sonrası görüşme bölümü de çağrı kaydına dahildir. İşletme ayrı bir santral veya temsilci sistemiyle kayıt yapıyorsa itiraz doğrudan veri sorumlusu işletmeye/temsilcisine iletilir; kaydı durdurma ve gerekli silme sürecini işletme kendi sistem ve prosedürleri kapsamında uygular.

Açık rıza esaslı akışta olumsuz yanıt verilirse kalıcı ses veya transkript başlatılmaz. Ret/tercih zamanı yalnız ispat için gerekli meta veri düzeyinde kaydedilebilir.

6. Saklama ve İmha

recorded ve transcript_only modlarındaki kalıcı içerik, site için belirlenen süre sonunda otomatik imha edilir. Varsayılan süre 90 gündür; işletme gerekli ve ölçülü olmak kaydıyla panelden değiştirebilir. no_retention modunda kalıcı ses dosyası, kalıcı transkript, içerik özeti veya kalite örneği oluşturulmaz; çağrı süresince tutulan geçici teknik kayıt, içeriği okunmadan çağrı sonunda otomatik olarak imha edilir. transcript_only modunda da kalıcı ses dosyası tutulmaz; geçici kayıt yalnız yazılı metnin üretilmesinde kullanılır ve bu işlem tamamlanınca imha edilir.

Panelde gösterilen süre ile otomatik imha işleminin kullandığı süre aynı sites.voice_retention_days alanından yönetilir. Silme talebi veya kayıt itirazı, normal periyodik sürenin dolmasını beklemeden ilgili içeriğin kaldırılmasını gerektirebilir.

7. Yapay Zekâ Sağlayıcıları ve Yurt Dışı Aktarım

Sesin anlık işlenmesi seçili Voice sağlayıcısı üzerinden gerçekleşir. Kullanılan sağlayıcı ve aktarım bölgesi site yapılandırmasına göre değişebileceğinden aydınlatmada sabit “Google/Anthropic/OpenAI kullanılır” veya “standart sözleşmeler imzalanmıştır” beyanı verilmez. Ayrıntılı metin yalnız çağrıda fiilen kullanılan sağlayıcıları gösterir.

Voice/AI işlemesi, işletmenin panelde tanımladığı kendi yapay zekâ sağlayıcı hesabı veya API anahtarı üzerinden yürür; bu durumda sağlayıcıyla hizmet ve veri işleme ilişkisinin tarafı işletmedir. DoWaba bu anahtarı yalnız işletmenin talimatı doğrultusunda, veri işleyen sıfatıyla teknik olarak kullanır.

Yurt dışına aktarım varsa veri sorumlusu (işletme), KVKK m.9 kapsamındaki geçerli aktarım mekanizmasını faaliyete başlamadan önce belirlemek, kurmak ve gerekli kayıt/bildirimleri tamamlamakla yükümlüdür; DoWaba bu mekanizmayı işletme adına kurmaz ve kurulduğuna dair beyan vermez. Trunk aktivasyonu sırasında işletme bu sorumluluk düzenini panel beyanıyla kabul eder; DoWaba bu beyanı ve platform kapısının yürürlük dayanağını denetlenebilir kayıtla tutar. Çağrıdaki açık rıza, çağrıya devam edilmesi veya aydınlatmanın dinlenmesi bu düzenli aktarım yükümlülüğünün yerine geçmez.

8. Yetki ve Denetim Kaydı

9. Giden Pazarlama Aramaları

Bu politika, 6563 sayılı Kanun ve İleti Yönetim Sistemi yükümlülüklerinin yerine geçmez. Satış/pazarlama amaçlı giden çağrılarda gerekli ön onay, gönderen kimliği, aramanın ticari niteliği ve kolay/ücretsiz ret imkânı ayrıca sağlanmalıdır.

10. Değişiklikler ve Kullanmaya Devam

DoWaba, mevzuat değişikliği, hizmet kapsamının değişmesi veya makul ticari sebeple bu metni güncelleme hakkını saklı tutar. Değişiklikler yürürlüğe girmeden en az 15 gün, esaslı değişiklikler ise en az 30 gün önce Müşteri'ye e-posta ve/veya panel bildirimi ile duyurulur. Bildirimde değişen belgeler, yeni sürüm numarası ve belge özeti (SHA-256) yer alır.

Müşteri, bildirim süresi dolmadan önce panelden veya kvkk@dowaba.com adresine yazarak itiraz edebilir; itiraz hâlinde yeni sürüm o Müşteri bakımından kendiliğinden yürürlüğe girmez, taraflar çözümü iyi niyetle değerlendirir ve çözüm bulunamazsa Müşteri ilgili hizmeti sonlandırabilir. İtiraz edilmemişse ve bildirim süresi dolduktan sonra Müşteri hizmeti kullanmaya devam ediyorsa, bu kullanım yeni sürümün kabulü sayılır. Kabul; bildirim tarihi, bekleme süresi, kullanım kanıtı, sürüm numarası ve belge özeti ile birlikte denetim kaydına işlenir ve Müşteri panelden görebilir.

Bu hüküm yalnızca Müşteri (panel sahibi işletme) ile DoWaba arasındaki sözleşmesel ilişkiyi kapsar. Aranan veya arayan gerçek kişinin KVKK m.9 kapsamındaki açık rızası ya da m.10 kapsamındaki aydınlatması bu yolla kurulamaz; kullanmaya devam yoluyla kabul, Müşteri'nin ilgili kişilere karşı kendi yükümlülüklerinin yerine geçmez.

11. Sürüm

Bu metin teknik ürün davranışını ve tarafların hizmet sözleşmesi kapsamındaki sorumluluklarını açıklar; işletmenin sektörü ve somut veri akışı için bağımsız hukuk incelemesinin yerini almaz.